Der Eintrag ins Handelsregister ist für viele Unternehmer und Unternehmerinnen ein notwendiger Schritt, um ihre Geschäftstätigkeit in Deutschland offiziell aufzunehmen und rechtlich abzusichern. In diesem Artikel erfährst du, wann eine Eintragungspflicht besteht, wie der Eintrag ins Handelsregister funktioniert und welche Vorteile und Kosten damit verbunden sind. Im Rahmen der Planung der Gründung deines Unternehmens und dem Erstellen des Businessplans, solltest du bereits eine informierte Entscheidung dazu treffen, ob ein Eintrag notwendig wird.
Schaue dir auch unsere Checkliste zur Unternehmensgründung für weitere Hinweise an.
Was ist das Handelsregister und warum ist es wichtig?
Das Handelsregister ist ein öffentlich einsehbares Verzeichnis, das bei den Amtsgerichten geführt wird und zentrale Informationen über Unternehmen und Kaufleute enthält. Es dient der Transparenz und fördert das Vertrauen in den Geschäftsverkehr, da wichtige wirtschaftliche Daten wie Jahresabschlüsse oder die Adresse eines Unternehmens jederzeit abrufbar sind. Seit der Digitalisierung ist die Anmeldung nur noch elektronisch möglich, und der Eintrag wird zudem im Unternehmensregister veröffentlicht.
Ein zusätzlicher Vorteil des Eintrags: Durch die Registrierung wird der Firmenname geschützt und ist somit vor regionalen Nachahmern sicher. Das ist besonders wichtig, um Verwechslungen im Geschäftsverkehr zu vermeiden.
Das Handelsregister ist in zwei Abteilungen unterteilt:
HRA (Handelsregister Abteilung A): Diese Abteilung umfasst Einzelunternehmen, Personenhandelsgesellschaften (wie oHG und KG) sowie wirtschaftliche Vereine.
HRB (Handelsregister Abteilung B): Hier sind Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG und AG eingetragen.
Anhand der Kennzeichnung HRA oder HRB und einer individuellen Ziffernfolge lässt sich ein Unternehmen eindeutig identifizieren.
Wer muss sich ins Handelsregister eintragen lassen?
Ob eine Eintragung ins Handelsregister erforderlich ist, hängt von der Rechtsform und der Art des Unternehmens ab. Eintragungspflichtig sind:
- Kaufleute (Einzelunternehmen, e. K.),
- Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG),
- bestimmte Personengesellschaften (z. B. oHG, KG, GmbH & Co. KG).
Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind von der Eintragungspflicht ausgenommen. Sie können sich jedoch freiwillig eintragen lassen, was bestimmte Vorteile mit sich bringt. Die Pflicht zur Eintragung gilt in der Regel, wenn ein „kaufmännisch eingerichteter“ Betrieb vorliegt. Dies wird anhand von Kriterien wie Umsatz, Kapital und Beschäftigtenzahl beurteilt.
Freiwillige Eintragung ins Handelsregister: Vor- und Nachteile
Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) können sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen. Dies bringt mehrere Vorteile mit sich:
Firmierung: Mit dem Eintrag ist es möglich, einen kreativen Firmennamen zu wählen.
Reputation: Ein Handelsregistereintrag stärkt das Vertrauen bei Geschäftspartnern und Kunden.
Prokura: Du darfst Prokura erteilen, was im Geschäftsverkehr hilfreich sein kann. Eine Prokura ist eine Vertretungsmacht, die du deinen Mitarbeitern zur Stellvertretung erteilen kannst.
Zweigstellengründungen und doppelte Buchführung: Mit einem Eintrag kannst du Zweigstellen eröffnen und hast Zugang zu doppelter Buchführung, was bei größeren Unternehmen oft vorteilhaft ist.
Es gibt jedoch auch Nachteile: Eine Eintragung zieht Offenlegungspflichten nach sich, und es besteht die Pflicht zur doppelten Buchführung, was zusätzlichen Aufwand und Kosten verursacht.
Ablauf des Eintrags ins Handelsregister
Die Eintragung ins Handelsregister erfolgt über eine notariell beglaubigte Anmeldung beim zuständigen Amtsgericht. Die Anmeldung muss elektronisch erfolgen und wird von einemNotar begleitet, der deine Unterschrift beglaubigt und dich zu den Pflichten und Konsequenzen der Eintragung berät.
Besonders bei Kapitalgesellschaften müssen zusätzliche Dokumente wie der Gesellschaftsvertrag oder Nachweise über das Stammkapital eingereicht werden. Dieser Prozess dauert oft mehrere Wochen und kann je nach Komplexität und Größe des Unternehmens unterschiedlich aufwendig sein. Innerhalb von zwei Wochen nach der Eintragung im Handelsregister ist außerdem eine Meldung im Transparenzregister erforderlich.
Meldepflichtige Änderungen und Handelsregisternummer
Nach erfolgreicher Eintragung erhältst du eine Handelsregisternummer, die im Impressum mit der Geschäftsadresse deiner Unternehmenswebsite anzugeben ist. Auch auf Geschäftsdokumenten wie Rechnungen muss diese Nummer ersichtlich sein.
Wichtig ist, dass alle Änderungen, die das Unternehmen betreffen, wie etwa ein Wechsel der Geschäftsführung oder Änderungen in der Gesellschafterliste, ebenfalls gemeldet und notariell beglaubigt eingetragen werden müssen. Diese Änderungen sind kostenpflichtig, wobei sich die Gebühren je nach Art der Änderung unterscheiden.
Nach der Eintragung ins Handelsregister berichten viele Gründer von gefälschten Rechnungen, die sie per Post erhalten. Diese enthalten oft unrealistisch hohe Beträge und geben eine kurze Zahlungsfrist vor. Häufig fehlen Kontaktdaten, was ein weiteres Indiz für Betrugsversuche ist. Im Zweifel solltest du Rechnungen sorgfältig überprüfen und nur Zahlungen an amtliche Stellen leisten.
Welche Kosten entstehen durch die Eintragung im Handelsregister?
Die Kosten für eine Handelsregistereintragung hängen von der Rechtsform und Unternehmensgröße ab. Die Eintragung für Einzelunternehmen kostet in der Regel zwischen 200 und 300 Euro. Größere Unternehmen mit mehreren Gesellschaftern und höherem Stammkapital müssen mit Kosten bis zu 700 Euro rechnen. Diese Kosten setzen sich aus den Anmeldegebühren und der notariellen Beglaubigung zusammen.
Welche Informationen sind im Handelsregister abrufbar?
Das Handelsregister enthält umfassende Informationen über jedes eingetragene Unternehmen. Dazu gehören der Firmenname, der Firmensitz, der Geschäftszweck, die Namen der Inhaberinnen oder Geschäftsführerinnen und die Höhe des Grund- oder Stammkapitals. Auch Zweigstellen und eventuelle Prokura sind im Register verzeichnet. Alle Daten sind notariell beglaubigt, was für eine hohe Seriosität sorgt.
So beantragst du einen Handelsregisterauszug
Für den Fall, dass du einen Handelsregisterauszug benötigst, kannst du diesen online über das Handelsregister-Portal beziehen. Es gibt einfache Auszüge, die kostenfrei heruntergeladen werden können, sowie beglaubigte Auszüge, die eine Gebühr erfordern und postalisch zugestellt werden.
Die Eintragung ins Handelsregister ist für viele Unternehmen ein notwendiger Schritt, um rechtliche Sicherheit zu erlangen und im geschäftlichen Umfeld als vertrauenswürdiger Partner wahrgenommen zu werden. Dabei ist es wichtig, sich über die Verpflichtungen, die damit einhergehen, im Klaren zu sein und die Vorteile zu nutzen, die mit einem Eintrag verbunden sind.
