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Delegieren – das klingt für viele Unternehmer nach Kontrollverlust, Unsicherheit und zusätzlichem Aufwand. Doch in Wahrheit ist erfolgreich delegieren als Unternehmer der Schlüssel zu mehr Effizienz, strategischer Klarheit und langfristigem Wachstum. In diesem Artikel erfährst du, wie du dich von hinderlichen Denkweisen löst, Aufgaben gezielt abgibst und dein Unternehmen dadurch auf ein neues Level hebst.
Warum fällt Delegieren vielen Unternehmern so schwer?
Vielleicht erkennst du dich in folgendem Szenario wieder: Du bist Gründer oder Selbstständiger, hast dein Unternehmen aus eigener Kraft aufgebaut und glaubst tief in dir, dass du die meisten Aufgaben selbst am besten erledigst. Diese innere Hürde ist weit verbreitet – und sie hat viele Gesichter.
Häufig steckt der Ego-Faktor dahinter: Das eigene Know-how wird überschätzt, der Beitrag anderer unterschätzt. Hinzu kommt der gefühlte Erklärungsaufwand: Delegieren erscheint oft aufwendiger als die Aufgabe einfach selbst zu machen. Auch Misstrauen spielt eine Rolle – gegenüber den Fähigkeiten deiner Mitarbeitenden oder dem eigenen Delegationsstil. Nicht zuletzt hemmen ein starkes Kontrollbedürfnis und der vermeintliche Kostenfaktor viele Unternehmer: Outsourcing wirkt teuer, obwohl es meist durch Effizienzgewinne kompensiert wird.
Doch wichtig ist: Delegieren bedeutet nicht Kontrollverlust, sondern Führung durch Vertrauen.
Erfolgreich delegieren als Unternehmer: Mit Priorisierung zur Klarheit
Bevor du delegierst, brauchst du einen klaren Überblick über deine Aufgaben. Nicht alles, was auf deinem Tisch landet, gehört auch dorthin. Nutze Methoden wie die ABC-Analyse, das Eisenhower-Prinzip oder das System von Getting Things Done, um Aufgaben zu bewerten.
Streiche bewusst unwichtige oder redundante Tätigkeiten. Denn nicht jede Aufgabe ist es wert, überhaupt erledigt zu werden – von dir oder von anderen. Richte deinen Fokus auf strategisch relevante Themen, bei denen deine Kompetenzen wirklich gefragt sind. Alles andere darf – und sollte – delegiert werden.
Denke daran: Delegieren ist kein Abschieben, sondern gezielte Ressourcennutzung.
Welche Aufgaben lassen sich gut delegieren?
Nicht jede Aufgabe eignet sich zur Delegation. Du solltest in erster Linie solche Tätigkeiten abgeben, die nicht zu deinem Kernbereich gehören oder in denen andere deutlich effizienter agieren können.
Klassische Beispiele sind:
Wiederkehrende oder stark zeitintensive Aufgaben, die keine hohe strategische Relevanz haben
Themen mit hohem Spezialwissen, bei denen Experten schneller und besser arbeiten
Administrative Tätigkeiten, die dich von deiner Führungsrolle ablenken
Ein bewährter Tipp: Erstelle ein Stärken-Schwächen-Profil – sowohl von dir als auch von deinem Team. So findest du schnell heraus, wer was besser kann.
Die richtige Person auswählen – so gelingt’s
Delegation ist nur dann erfolgreich, wenn sie an die richtige Person erfolgt. Prüfe daher nicht nur das fachliche Know-how, sondern auch die Verfügbarkeit und zeitlichen Ressourcen deiner Mitarbeitenden. Wer bereits überlastet ist, kann keine neuen Aufgaben effizient übernehmen.
Stelle dir folgende Fragen:
Hat die Person bereits ähnliche Aufgaben erfolgreich erledigt?
Ist sie schneller oder besser als ich in diesem Bereich?
Passt die Aufgabe zu ihrem Entwicklungsstand?
Eine falsche Delegation kostet oft mehr als gar keine – also investiere Zeit in die Auswahl.
Erfolgreich delegieren als Unternehmer durch klare Kommunikation
Eines der größten Missverständnisse beim Delegieren: Die Annahme, dass das Gegenüber schon weiß, was du meinst. Deshalb gilt: Klarheit vor Schnelligkeit.
Formuliere Ziel, erwartetes Ergebnis und Deadline der Aufgabe unmissverständlich. Definiere auch den Handlungsrahmen: Was darf entschieden werden, und bei welchen Fragen ist Rücksprache nötig?
Wähle das passende Kommunikationsmittel: Persönliche Gespräche oder Videocalls eignen sich für komplexe Themen, kurze Aufgaben können auch per E-Mail oder Chat delegiert werden. Und: Dokumentiere die Delegation immer schriftlich – sei es im Protokoll, in einem Task-Tool oder CRM-System.
Delegieren heißt begleiten, nicht kontrollieren
Ein häufiger Fehler: Nach der Delegation werden Aufgaben sich selbst überlassen oder übermäßig kontrolliert. Beides ist kontraproduktiv. Begleiten statt mikromanagen ist das Motto.
Definiere klare Erreichbarkeitszeiten für Rückfragen und plane regelmäßige, kurze Check-ins ein. So bleibst du im Bilde, ohne den Arbeitsfluss zu stören. Feedback solltest du konstruktiv geben – besonders dann, wenn das Ergebnis nicht deinen Vorstellungen entspricht. Jede Delegation ist auch eine Lernchance – für beide Seiten.
Rückdelegation verhindern: Verantwortung konsequent verteilen
Nicht selten kommen delegierte Aufgaben wieder zu dir zurück. Typische Rückdelegations-Signale sind Aussagen wie:
„Ich schaffe das nicht“, „Ich weiß nicht, was ich entscheiden darf“ oder „Du bist doch der Experte“.
Hier hilft nur eines: klare Gespräche führen, Rückdelegation höflich, aber bestimmt ablehnen und die geteilte Verantwortung betonen. Nur wer konsequent bleibt, kann erfolgreich delegieren.
Feedbackgespräche: Lernen aus jeder Delegation
Nach Abschluss der Aufgabe solltest du nicht sofort zur nächsten übergehen. Nutze die Gelegenheit für ein Feedbackgespräch. Besprecht gemeinsam:
Was lief gut?
Was war unklar?
Wie lief die Zusammenarbeit?
Wichtig ist: Analysiere nicht nur das Ergebnis, sondern auch den Weg zur Lösung. So stärkst du langfristig die Kompetenz deiner Mitarbeitenden – und damit deine Entlastung.
Das 5-Stufen-Modell der Delegation
Das Delegationsmodell von Bernd Geropp hilft dir, Aufgaben je nach Reifegrad des Mitarbeitenden in fünf Stufen zu übergeben:
Exakte Anweisung: Die Aufgabe wird nach detaillierter Vorgabe umgesetzt.
Lösungen finden & berichten: Der Mitarbeiter analysiert selbst, fragt aber nach.
Lösungswege vorschlagen: Er bringt Ideen ein und bittet um Freigabe.
Selbst entscheiden, aber berichten: Entscheidungen werden selbst getroffen, aber kommuniziert.
Komplette Entscheidungsfreiheit: Der Mitarbeiter handelt vollkommen eigenverantwortlich.
Mit der Zeit kannst du so Vertrauen aufbauen – und immer mehr Aufgaben dauerhaft abgeben.
Praktische Tools und Tipps für effiziente Delegation
Um erfolgreich delegieren als Unternehmer zu etablieren, solltest du auch technische Hilfsmittel nutzen. Checklisten, Vorlagen und Tutorials sorgen für klare Abläufe. Tools wie Trello, Asana oder Notion helfen bei der Aufgabenverteilung und -verfolgung.
Setze auch auf virtuelle Assistenzen oder externe Experten, wenn es effizienter ist. Und ganz wichtig: Delegiere nicht in letzter Minute. Zeitdruck erzeugt Fehler und Frust – auf beiden Seiten.
Wertschätzung darf ebenfalls nicht fehlen. Ein ehrliches Lob motiviert oft mehr als jede Belohnung.
Delegieren macht dich nicht schwächer – sondern stärker
Erfolgreich delegieren als Unternehmer ist keine Schwäche, sondern Ausdruck echter Führungsstärke. Wer delegiert, gewinnt Zeit, Klarheit und unternehmerische Freiheit. Es geht nicht darum, sich Arbeit vom Leib zu halten, sondern bewusst zu entscheiden, was du selbst tun solltest – und was nicht mehr.
Delegieren ist eine Fähigkeit, die du lernen kannst – Schritt für Schritt. Und je besser du wirst, desto stärker wird dein Unternehmen.
