Als Gründer oder Inhaber eines Kleingewerbes kommt irgendwann der Punkt, an dem Unterstützung benötigt wird. Die ersten Schritte, um Personal einzustellen, können jedoch herausfordernd sein. Mitarbeiter einstellen bedeutet einen nicht unerheblichen Aufwand, da zunächst geklärt werden muss, welche Art der Einstellungen deine Zwecke am besten erfüllt: Eine fest angestellte Vollzeitkraft? Ein Werkstudent? Oder doch eher ein Minijobber oder ein Freiberufler? Hier erfährst du, worauf du achten musst und welche rechtlichen sowie organisatorischen Hürden beim Mitarbeiter einstellen jeweils zu meistern sind.
Personal einstellen: Die Grundlagen für Gründer
Bevor du den ersten Mitarbeiter einstellst, gibt es einige formale Schritte, die du erledigen musst. Dazu gehört die Beantragung einer Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit. Diese ist notwendig, um deine Mitarbeiter bei der Sozialversicherung anzumelden.
Wenn du Mitarbeiter aus Drittstaaten beschäftigen möchtest, überprüfe, ob diese über eine gültige Arbeitserlaubnis verfügen. Für Bürger aus der EU, dem EWR und der Schweiz entfällt diese Anforderung hingegen. Weiterhin wichtig ist die Versicherungspflicht. Je nach Beschäftigungsart – ob Minijob, Midijob oder reguläre Anstellung – können sich die Beiträge zur Sozialversicherung unterscheiden. Achte darauf, die jeweiligen Abgaben korrekt zu berechnen und fristgerecht abzuführen.
Mitarbeiter einstellen: Verschiedene Beschäftigungsarten im Überblick
Die Wahl des Beschäftigungsverhältnisses spielt eine entscheidende Rolle. Als Gründer kannst du zwischen mehreren Modellen wählen, die auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten sind:
- Minijobs: Ideal für Kleingewerbe, da die Einkommensgrenze ab 2024 bei 538 Euro liegt. Für dich als Arbeitgeber fallen pauschale Abgaben an, während sich der Arbeitnehmer von der Rentenversicherungspflicht befreien kann.
- Midijobs: Für Einkommen zwischen 538,01 und 2.000 Euro geeignet. Die Beiträge im Übergangsbereich sind reduziert, was finanziell attraktiv sein kann.
- Teilzeit- oder Vollzeitkräfte: Diese sind sozialversicherungspflichtig und erfordern eine genaue Dokumentation der Arbeitszeiten, Löhne und Versicherungsbeiträge.
- Kurzfristige Beschäftigungen: Diese eignen sich für vorübergehende Unterstützung. Sie sind auf maximal 70 Arbeitstage pro Jahr begrenzt und von der Sozialversicherung befreit.
Jede Beschäftigungsart bietet Vor- und Nachteile. Es ist wichtig, die Bedürfnisse deines Unternehmens und die gesetzlichen Vorgaben sorgfältig abzuwägen. Es gibt aber auch noch folgende andere Alternativen.
Zeitarbeit: Eine Lösung für kurzfristigen Bedarf
Zeitarbeit kann eine interessante Möglichkeit sein, um Auftragsspitzen oder temporäre Engpässe zu bewältigen. Dabei stellt eine Zeitarbeitsfirma dir Personal zur Verfügung und übernimmt alle administrativen Aufgaben, wie Gehaltsabrechnungen oder Krankmeldungen.
Allerdings hat diese Flexibilität ihren Preis: Der Stundenlohn für einfache Tätigkeiten liegt häufig bei bis zu 30 Euro, während spezialisierte Kräfte wie Sekretäre auf Zeit bis zu 40 Euro pro Stunde kosten können. Für eine dauerhafte Personalstrategie ist Zeitarbeit daher meist nicht kosteneffizient, aber sie eignet sich hervorragend für kurzfristige Projekte, ohne dass du langfristige Verpflichtungen eingehen musst.
Freie Mitarbeiterschaft: Flexibilität ohne langfristige Bindung
Freie Mitarbeiter bieten eine weitere flexible Option für Kleingewerbe. Diese Personen arbeiten selbstständig und stellen dir eine Rechnung für ihre Leistungen aus. Dies reduziert deinen administrativen Aufwand erheblich, da du weder Sozialversicherungsbeiträge noch andere arbeitgeberseitige Abgaben leisten musst. Zudem belasten freie Mitarbeiter dein Budget nicht, wenn die Auftragslage schwächer ist.
Vorsicht ist jedoch geboten, um nicht in die Falle der Scheinselbstständigkeit zu geraten. Dazu gehören Maßnahmen wie die Vermeidung eines festen Arbeitsplatzes im Unternehmen, die Bereitstellung von Arbeitsmitteln (Laptop, Smartphone, etc.) oder die Integration des freien Mitarbeiters in die betriebliche Organisation. Freelancer eignen sich besonders gut für zeitlich begrenzte Projekte, insbesondere wenn diese remote ausgeführt werden können. Moderne Technik ermöglicht dabei die Zusammenarbeit mit Fachkräften weltweit, ohne dass deren physische Anwesenheit erforderlich ist (Stichwort: remote work).
Kleingewerbe: Mitarbeiter einstellen mit den richtigen Verträgen
Ein klar definierter Arbeitsvertrag ist das Fundament für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Der Vertrag sollte schriftlich festgehalten werden und folgende Punkte enthalten:
- Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses
- Arbeitszeit und Aufgabenbereich
- Vergütung und etwaige Sonderzahlungen
- Urlaubsanspruch und Kündigungsfristen
Nach dem Nachweisgesetz bist du verpflichtet, deinen Mitarbeitern alle wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich auszuhändigen. Zusätzlich müssen neue Mitarbeiter bei der Krankenkasse angemeldet werden, um die Sozialversicherungsbeiträge korrekt abzuführen.
Für Minijobber übernimmt die Minijob-Zentrale viele administrative Aufgaben, was dir als Arbeitgeber Arbeit erspart. Stelle sicher, dass du die Steuer-ID des Mitarbeiters vorliegen hast, um die Lohnsteuer elektronisch zu melden.
Was du sonst noch beachten musst, wenn du Personal einstellst
Neben den rechtlichen Grundlagen gibt es weitere Punkte, die für Gründer und Kleingewerbe relevant sind:
- Fördermittel nutzen: Für Existenzgründer gibt es finanzielle Unterstützung, etwa in Form von Einstellungszuschüssen. Informiere dich über mögliche Programme, die dir helfen, Kosten zu reduzieren.
- Mindestlohn einhalten: Der gesetzliche Mindestlohn gilt für nahezu alle Arbeitsverhältnisse, einschließlich Minijobs. Verstöße können hohe Strafen nach sich ziehen.
- AGG-konform handeln: Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet Diskriminierung bei der Auswahl und Beschäftigung von Mitarbeitern. Schulungen und eine klare Personalpolitik helfen, Risiken zu minimieren.
- Einsatz von Werkstudenten: Werkstudenten bieten eine flexible Möglichkeit, frische Ideen ins Unternehmen zu bringen. Beachte jedoch die Einschränkungen bei der Arbeitszeit, insbesondere während der Vorlesungszeit.
Zusätzlich kann es sinnvoll sein, externe Dienstleister für die Lohnabrechnung oder rechtliche Beratung einzubinden, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Checklisten helfen dabei, die nötigen Schritte bei der Einstellung neuer Mitarbeiter strukturiert zu planen.
Dein Weg zum ersten Mitarbeiter
Ob Werkstudent, Minijobber oder Vollzeitkraft – die ersten Mitarbeiter einzustellen, ist ein Meilenstein für jedes Kleingewerbe. Plane diesen Schritt gut und sorge dafür, dass du alle rechtlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllst. Mit der richtigen Herangehensweise legst du den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und den langfristigen Erfolg deines Unternehmens.
