Wer seine Post scannen lassen möchte, will wichtige Schreiben zuverlässig erhalten, ohne regelmäßig selbst einen Briefkasten leeren zu müssen. Genau dafür verbinden wir bei Adressgeber eine ladungsfähige c/o-Anschrift mit einem digitalen Postscan.
Eingehende Briefe nehmen wir an unserer Adresse in Münster entgegen. Anschließend ordnen wir sie dem jeweiligen Kundenkonto zu, digitalisieren die Schreiben und stellen sie geschützt zum Abruf bereit. So können unsere Kunden ihre Post auch im Homeoffice, auf Geschäftsreisen oder bei längeren Aufenthalten an einem anderen Ort lesen.
Besonders für Selbstständige, Freiberufler, Autoren und Betreiber digitaler Projekte entsteht dadurch eine praktische Verbindung aus Impressumsadresse und digitalem Briefkasten.
Inhalt
Was bedeutet „Post scannen lassen“?
Wer seine Post scannen lässt, empfängt Briefe weiterhin an einer echten Anschrift. Der Unterschied zum klassischen Briefkasten besteht darin, dass die Sendungen nach dem Eingang digitalisiert werden.
Wir nehmen die Briefe entgegen, öffnen sie im Rahmen der erteilten Postvollmacht und scannen den Inhalt ein. Danach stellen wir die Dokumente digital zur Verfügung. Unsere Kunden können sie über einen geschützten Zugang ansehen und herunterladen.
Der Papierbrief bleibt zunächst als Original erhalten. Zusätzlich entsteht eine digitale Version, die unabhängig vom Aufenthaltsort verfügbar ist.
Unser Postscan umfasst damit vier wesentliche Schritte:
- Wir nehmen den Brief entgegen.
- Wir ordnen ihn dem richtigen Kundenkonto zu.
- Wir scannen den Inhalt ein.
- Wir stellen das Dokument geschützt zum Download bereit.
So richten wir den digitalen Postempfang ein
Bevor wir eingehende Briefe bearbeiten können, benötigen unsere Kunden eine persönliche Anschrift. Sie setzt sich aus dem Namen, dem c/o-Zusatz, einer individuellen Kundennummer und unserer Adresse in Münster zusammen.
Eine mögliche Schreibweise sieht beispielsweise so aus:
Max Mustermann
c/o Adressgeber #1234
An der Alten Ziegelei 38
48157 Münster
Die persönliche Kundennummer ist ein wichtiger Bestandteil der Anschrift. Anhand dieser Nummer können wir eingehende Sendungen eindeutig dem richtigen Kundenkonto zuordnen.
Nach der Buchung führen wir zunächst die erforderliche Identitätsprüfung durch. Dafür benötigen wir einen gültigen Personalausweis oder Reisepass. Anschließend schließen wir die notwendigen Vertragsunterlagen und Vollmachten ab.
Sobald die Adresse freigeschaltet ist, kann sie im vereinbarten Umfang verwendet werden.
Wo kann unsere Anschrift angegeben werden?
Unsere c/o-Anschrift ist in den Tarifen Basic und Premium vor allem als ladungsfähige Impressumsadresse vorgesehen. Sie kann beispielsweise auf einer Website, in einem Buch oder auf den dazugehörigen Social-Media-Profilen verwendet werden.
Der genaue Nutzungsumfang hängt vom gewählten Tarif ab.
Im Basic-Tarif ist die Adresse für eine Website oder ein Buch vorgesehen. Zugehörige Social-Media-Profile können ebenfalls auf die Anschrift verweisen.
Wer mehrere Websites, Bücher, Namen oder Projekte über eine gemeinsame Anschrift abdecken möchte, sollte unseren Premium-Tarif nutzen. Dieser ist für mehrere Projekte gedacht und ermöglicht eine entsprechend umfangreichere Verwendung der c/o-Anschrift.
Wichtig ist uns eine klare Abgrenzung: Unsere Impressumsadress-Tarife sind nicht automatisch als Betriebssitz für Behörden, das Gewerbeamt, das Finanzamt oder das Handelsregister geeignet.
So kommt die Post bei uns an
Nachdem die Anschrift eingerichtet wurde, muss sie an den vorgesehenen Stellen veröffentlicht oder den relevanten Absendern mitgeteilt werden.
Briefe gelangen nicht automatisch von der privaten Wohnadresse zu uns. Es handelt sich also nicht um einen allgemeinen Nachsendeauftrag für die gesamte persönliche Post.
Unsere Kunden können die Adresse beispielsweise gegenüber folgenden Absendern verwenden:
- Kunden und Geschäftspartnern
- Verlagen und Kooperationspartnern
- Betreibern von Plattformen
- Lieferanten
- Dienstleistern
- Lesern und Interessenten
- Absendern geschäftlicher Korrespondenz
Geht ein Brief bei uns ein, prüfen wir den angegebenen Namen und die Kundennummer. Anschließend ordnen wir die Sendung dem jeweiligen Kundenkonto zu. Eine vollständige und korrekte Adressierung hilft uns dabei, die Post schnell und zuverlässig zu bearbeiten.
Wie scannen wir die Briefe ein?
Nach der Zuordnung öffnen wir den Brief auf Grundlage der erteilten Vollmacht. Anschließend digitalisieren wir den Inhalt.
Dabei achten wir darauf, dass die Seiten vollständig und gut lesbar eingescannt werden. Das Dokument stellen wir anschließend digital bereit.
Unser Postscan eignet sich insbesondere für normale Briefpost, beispielsweise:
- Rechnungen
- Vertragsunterlagen
- geschäftliche Korrespondenz
- Schreiben an Autoren und Selfpublisher
- Mitteilungen von Kooperationspartnern
- allgemeine Informationsschreiben
Post geschützt digital herunterladen
Nach dem Einscannen stellen wir das Dokument in einem geschützten digitalen Bereich bereit. Unsere Kunden können sich dort anmelden, ihre Schreiben ansehen und die Dateien herunterladen.
Für die Bereitstellung verwenden wir eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Lösung. Dadurch bleiben die Dokumente während der digitalen Übertragung geschützt.
Der Ablauf sieht vereinfacht so aus:
Brief geht bei uns ein → Zuordnung über die Kundennummer → Öffnung und Scan → geschützte Bereitstellung → Download durch den Kunden
Unsere Kunden müssen dadurch nicht persönlich nach Münster kommen, um ihre Post zu lesen. Sobald das Dokument bereitgestellt wurde, kann es von einem Computer, Tablet oder Smartphone abgerufen werden.
Welche Vorteile hat unser Postscan?
Der größte Vorteil besteht im ortsunabhängigen Zugriff. Unsere Kunden können ihre Post lesen, auch wenn sie gerade nicht zu Hause oder an einem festen Bürostandort arbeiten.
Das ist beispielsweise hilfreich:
- im Homeoffice
- auf Geschäftsreisen
- während längerer Auslandsaufenthalte
- bei wechselnden Arbeitsorten
- in einem Coworking-Space
- bei vollständig digitalen Geschäftsmodellen
Sobald ein Brief digital vorliegt, kann er direkt bearbeitet werden. Rechnungen lassen sich an die Buchhaltung weitergeben, Vertragsunterlagen digital ablegen und geschäftliche Anfragen zeitnah beantworten.
Post scannen lassen und die Wohnadresse schützen
Viele Selbstständige arbeiten von zu Hause aus. Im Impressum einer geschäftlichen Website muss jedoch eine ladungsfähige Anschrift stehen.
Wer dafür die eigene Wohnadresse verwendet, macht sie öffentlich im Internet sichtbar. Sie kann dann von Kunden, Interessenten und anderen Websitebesuchern eingesehen werden.
Mit unserer ladungsfähigen c/o-Impressumsadresse können unsere Kunden ihre private und geschäftliche Anschrift voneinander trennen. Eingehende Briefe erreichen uns in Münster und werden anschließend digital bereitgestellt.
Der Postscan ergänzt damit den Schutz der privaten Adresse. Unsere Kunden müssen ihre Wohnanschrift nicht öffentlich im Impressum angeben und bleiben trotzdem für geschäftliche Schreiben erreichbar.
Für wen eignet sich unser digitaler Briefkasten?
Unser Angebot richtet sich vor allem an Personen, die ihre geschäftlichen Aktivitäten flexibel und digital organisieren.
Dazu gehören unter anderem:
- Selbstständige
- Freiberufler
- Blogger
- Betreiber von Websites
- Autoren und Selfpublisher
- Coaches und Berater
- Content Creator
- Betreiber von Onlineshops
- Gründer ohne eigenes Büro
Was geschieht mit der Originalpost?
Das Einscannen erleichtert den schnellen Zugriff, ersetzt aber nicht in jedem Fall das Papieroriginal. Bei unterschriebenen Verträgen, Urkunden, Vollmachten oder anderen beweisrelevanten Schreiben kann es sinnvoll sein, das Original zusätzlich aufzubewahren.
Auf Wunsch können wir gesammelte Originalpost physisch weiterleiten. Eine quartalsweise Weiterleitung an die Privatadresse ist ebenfalls möglich. Je nach Vereinbarung können dafür zusätzliche Versandkosten entstehen. Nicht abgeholte Post wird entsprechend unseren Vertragsbedingungen behandelt. Sofern keine Vernichtung beauftragt wurde, kann eine spätere Weiterleitung erfolgen.
Wie sicher ist unser Postscan?
Briefe können sensible Informationen enthalten. Dazu gehören Adressen, Bankdaten, Vertragsinhalte, Rechnungen und personenbezogene Angaben. Deshalb achten wir auf einen geregelten Bearbeitungsprozess. Die individuelle Kundennummer ermöglicht eine eindeutige Zuordnung der Sendungen. Anschließend stellen wir die digitalisierten Schreiben über einen geschützten und Ende-zu-Ende-verschlüsselten Zugang bereit.
Auch unsere Kunden sollten auf einen sicheren Umgang mit den heruntergeladenen Dateien achten. Dazu gehören starke Passwörter, geschützte Endgeräte und eine sichere lokale Ablage. Dokumente mit vertraulichen Informationen sollten nicht unverschlüsselt auf öffentlich zugänglichen oder gemeinsam genutzten Geräten gespeichert werden.
Häufige Fragen zum Postscan
Werden meine Briefe automatisch zu euch umgeleitet?
Nein. Unsere Anschrift muss im Impressum, in einem Buch oder gegenüber dem jeweiligen Absender angegeben werden. Briefe, die weiterhin nur an deine private Anschrift geschickt werden, erreichen uns nicht automatisch.
Wie erkennt ihr, welche Post zu mir gehört?
Jeder Kunde erhält eine persönliche Kundennummer. Sie ist Bestandteil der Anschrift und ermöglicht uns die eindeutige Zuordnung der eingehenden Sendungen.
Öffnet ihr meine Briefe?
Ja, sofern der Postscan vereinbart wurde. Mit den Vertragsunterlagen erteilst du uns die erforderliche Vollmacht, damit wir die Briefe annehmen, öffnen und digitalisieren dürfen.
Wo kann ich meine eingescannten Briefe abrufen?
Wir stellen die digitalisierten Dokumente in einem geschützten Onlinebereich bereit. Dort kannst du deine Briefe ansehen und herunterladen.
Sind die eingescannten Briefe verschlüsselt?
Ja. Für die digitale Bereitstellung verwenden wir eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Lösung. Dadurch werden deine Dokumente geschützt zum Abruf bereitgestellt.
Kann ich die Originalbriefe erhalten?
Ja. Auf Wunsch können wir deine gesammelte Originalpost physisch weiterleiten. Auch eine quartalsweise Weiterleitung ist möglich. Dabei können zusätzliche Versandkosten entstehen.
Wie viele Postscans sind enthalten?
In den Tarifen Basic und Premium sind jeweils bis zu 36 eingescannte Briefe pro Jahr enthalten. Für zusätzliche Briefe können weitere Kosten anfallen.
Kann ich eure Adresse beim Gewerbeamt verwenden?
Die Tarife Basic und Premium sind nicht für Gewerbeanmeldungen, das Finanzamt, das Handelsregister oder andere Behörden vorgesehen. Für solche Zwecke bieten wir eine separate Geschäftsadresse mit erweitertem Leistungsumfang an. Über die Anerkennung entscheidet die zuständige Behörde im Einzelfall.
Fazit: Post digital empfangen und von überall abrufen
Wer seine Post scannen lassen möchte, kann geschäftliche Briefe unabhängig vom eigenen Standort bearbeiten. Wir nehmen die Sendungen an unserer Adresse in Münster entgegen, ordnen sie über eine persönliche Kundennummer zu und stellen den eingescannten Inhalt geschützt digital bereit.
Für Selbstständige, Freiberufler, Autoren und Remote-Worker entsteht dadurch ein praktischer digitaler Briefkasten. Gleichzeitig kann unsere ladungsfähige c/o-Anschrift dabei helfen, die private Wohnadresse aus dem öffentlichen Impressum herauszuhalten.
Mit unseren Tarifen verbinden wir den Schutz der privaten Anschrift mit einem klar geregelten digitalen Postempfang.
